Чек-лист организатора мероприятия
В отчете о трендах в event-индустрии от компании Freeman* представлены интересные факты. 52% опрошенных говорят о положительном пользовательском опыте участников как об основном факторе эффективности событийного маркетинга. Это применимо и к внутрикорпоративным мероприятиям, которые все чаще принимают гибридную форму или полностью уходят в онлайн.

Как впечатлить участников и какие неочевидные решения могут стать точками роста эффективности событийного маркетинга — рассказываем далее.

*Freeman — одно из ведущих агентств в сфере организации мероприятий в США.

Не забыть об очевидном. Внедрить неочевидное

Подготовка к мероприятию

Очевидное:
Сценарий мероприятия — канва, на которой держится все: от тайминга до технического задания.
Неочевидное:
Планируя мероприятие, двигайтесь от большого к малому. Первый документ — это общая идея, ключевая тема и краткое описание аудитории. Не пытайтесь придумать все и сразу. Детализируйте и структурируйте информацию пошагово.
Очевидное:
Выходные дни — наиболее комфортные для проведения развлекательных мероприятий, тимбилдинга. Будни — более предпочтительны для мероприятий, позиционируемых как часть рабочего процесса.
Неочевидное:
Выбирая дату проведения мероприятия, проверьте календарь событий по вашему профилю и крупномасштабных событий в городе. Пересечение с профильными или городскими мероприятиями не только заберет у вас часть аудитории, но и может увеличить затраты на аренду помещения и оборудования.
Во время мероприятия
Очевидное:
Главное в мероприятии — вовлекающая насыщенная программа и ее качественная реализация. Практико-ориентированные спикеры, надежное проверенное оборудование и сплоченная команда профессионалов — составляющие успеха.
Неочевидное:
Пользовательский опыт участников — то, о чем забывают многие организаторы. Выделите достаточно ресурсов на поддержку участников до, во время и после события.

Основное, что нужно учесть: комфортная навигация онлайн и на площадке, доступные каналы связи с организаторами, цифровые инструменты для ориентирования участников в потоке информации, удовлетворение базовых потребностей в физическом комфорте.
После мероприятия
Очевидное:
Пост-релизы и благодарность спикерам за участие. Многие организаторы ограничиваются только этими двумя задачами в финале.
Неочевидное:
Мы знаем еще несколько пунктов, которые усилят эффект от события, не требуя много ресурсов.

Во-первых, для повышения лояльности продумайте пост-рассылку. Включите в нее благодарность и подборку полезных материалов с мероприятия.

Во-вторых, сразу систематизируйте данные для последующей аналитики.

В-третьих, соберите обратную связь с участников и с команды. По горячим следам команда сможет указать на слабые места и допущенные ошибки. Зафиксируйте их в стартовом документе для следующего мероприятия.

Организатор мероприятия всегда балансирует между удовлетворением участников и закрытием нужд бизнеса. Важно помнить, что одно невозможно без другого. Ориентируйтесь на получение положительного опыта участниками и спикерами. И через лояльность аудитории решайте бизнес-задачи.

Наша команда имеет большой опыт в сопровождении мероприятий и поможет вам организовать все без стресса и с учетом мельчайших деталей. Подключайтесь к платформе mashroom и проводите мероприятия с удовольствием.
Оставьте контакты
Оставьте свои данные
Отправить емэйл
Мне только спросить
Приехать в гости
Москва, улица Шухова, 14 БЦ “Шухова 14”