Кто, где, когда — собираем команду для проведения мероприятия
Кому пригодится гайд: junior и middle-специалистам
Планируете ивент, но не знаете, с чего начать? В этом гайде разберем ключевые шаги по формированию команды. Расскажем, каких специалистов нанимать в первую очередь и в какие сроки. А также поделимся практическими советами от команды mashroom, имеющей опыт работы с масштабными проектами.
Создание команды для ивента — это не просто подбор специалистов, а комплексный процесс, который определяет успех мероприятия.
Начните с:
Создание команды для ивента — это не просто подбор специалистов, а комплексный процесс, который определяет успех мероприятия.
Начните с:
1
Определения формата и масштаба мероприятия — от них, в первую очередь, будет зависеть состав команды и количество в ней человек.
2
Оценки ресурсов — бюджет, площадка, техническое оснащение.
3
Формирования базовой команды — ключевые специалисты для первых этапов.
4
Разработки плана работы — зоны ответственности, этапы подготовки, контрольные точки, дедлайны.
5
Выбора инструментов коммуникации и ведения проекта — чаты, таск-трекеры, CRM.
Когда и кого набирать в команду?
Каждая роль в команде имеет свои зоны ответственности и требует определенных навыков. Грамотный подбор специалистов и их своевременное подключение к проекту обеспечивает успех мероприятия. При подборе команды учитывайте не только профессиональные навыки, но и soft-skills, такие как стрессоустойчивость, коммуникабельность и умение работать в команде.
Разбираем, на каком этапе какие специалисты нужны и как их выбрать.
Разбираем, на каком этапе какие специалисты нужны и как их выбрать.
На ранних этапах, за 6–12 месяцев до события, необходимо привлечь ключевых специалистов для работы над концепцией и верхнеуровневого планирования.
Продюсер
Зона ответственности: разработка концепции, управление бюджетом и ресурсами, верхнеуровневая организация команды, переговоры с партнерами и спонсорами.
Ключевые навыки и soft-skills:
Совет: ищите человека с опытом в event-индустрии, умеющего балансировать между творческой и бизнес-составляющей.
Ключевые навыки и soft-skills:
- Стратегическое мышление и лидерские качества
- Умение вести переговоры и принимать решения
- Навыки управления проектами и бюджетами
- Креативность и стрессоустойчивость
Совет: ищите человека с опытом в event-индустрии, умеющего балансировать между творческой и бизнес-составляющей.
Режиссер мероприятия
Зона ответственности: разработка сценария, постановка номеров, работа с артистами, контроль за визуальной и эмоциональной составляющей мероприятия.
Ключевые навыки и soft-skills:
Совет: выбирайте режиссера с опытом работы на мероприятиях схожего формата.
Ключевые навыки и soft-skills:
- Креативность и художественное видение
- Навыки постановки и работы с людьми
- Умение работать в условиях ограниченного времени
- Коммуникабельность и лидерские качества
Совет: выбирайте режиссера с опытом работы на мероприятиях схожего формата.
Менеджер проекта
Зона ответственности: планирование и контроль сроков, управление рисками и ресурсами, координация команды и подрядчиков.
Ключевые навыки и soft-skills:
Совет: ищите специалиста с опытом в event-индустрии, умеющего быстро адаптироваться к изменениям.
Ключевые навыки и soft-skills:
- Владение разными подходами к управлению проектами и командой. Опыт управления схожими с вашим мероприятием проектами
- Умение работать с большими объемами информации
- Коммуникабельность и организаторские способности
- Стрессоустойчивость и многозадачность
Совет: ищите специалиста с опытом в event-индустрии, умеющего быстро адаптироваться к изменениям.
Креативный директор / Арт-директор
Зона ответственности: разработка визуального стиля мероприятия и контроль за его соблюдением.
Ключевые навыки и soft-skills:
Совет: выбирайте специалиста с портфолио успешных проектов. Важно, чтобы специалист обладал не только креативным подходом, но и понимал практические нюансы реализации творческих задач.
Ключевые навыки и soft-skills:
- Креативность и художественное видение
- Насмотренность и знание трендов
- Умение организовывать работу с творческими задачами
- Внимательность к деталям
Совет: выбирайте специалиста с портфолио успешных проектов. Важно, чтобы специалист обладал не только креативным подходом, но и понимал практические нюансы реализации творческих задач.
Технический директор
Зона ответственности: организация технической поддержки (звук, свет, видео, сцена), управление технической командой.
Ключевые навыки и soft-skills:
Совет: ищите специалиста с опытом успешной работы на мероприятиях разного формата и масштаба. Так вы получите специалиста с багажом знаний, позволяющим принимать сложные технические решения.
Ключевые навыки и soft-skills:
- Высокий уровень знания спецификаций различного оборудования
- Собственная база проверенных подрядчиков и специалистов
- Гибкий подход к решению технических задач
Совет: ищите специалиста с опытом успешной работы на мероприятиях разного формата и масштаба. Так вы получите специалиста с багажом знаний, позволяющим принимать сложные технические решения.
По мере продвижения подготовки, за 3–6 месяцев, подключаются специалисты, работающие с наполнением проекта и детализацией верхнеуровневых задач.
Маркетолог
Зона ответственности: разработка и реализация стратегии продвижения, взаимодействие с медиа, управление репутацией мероприятия.
Ключевые навыки и soft-skills:
Совет: ищите специалиста, который работал с мероприятиями, связанными со сферой деятельности вашей компании.
Ключевые навыки и soft-skills:
- Стратегическое мышление
- Знание трендов в рекламе, дизайне и соцсетях
- Умение создавать виральный контент
Совет: ищите специалиста, который работал с мероприятиями, связанными со сферой деятельности вашей компании.
Техническая команда (звук, свет, видео и другие)
Зона ответственности: настройка и управление звуковым, световым и видеооборудованием.
Ключевые навыки:
Совет: часто у работающих проектно технических директоров есть своя наработанная база проверенных специалистов.
Ключевые навыки:
- Профессиональное владение оборудованием и программным обеспечением
- Умение работать в команде и оперативно решать форс-мажорные ситуации
- Внимательность к деталям
Совет: часто у работающих проектно технических директоров есть своя наработанная база проверенных специалистов.
Специалист по контенту (Контент-менеджер)
Зона ответственности: разработка и управление контентом для мероприятия, координация команды контент-мейкеров.
Ключевые навыки и soft-skills:
Совет: обращайте внимание на уровень знаний контент-менеджера о вашей сфере деятельности. Грамотное использование специальной терминологии и знание специфики целевой аудитории в конкретной области необходимы.
Ключевые навыки и soft-skills:
- Навыки написания и редактирования текстов
- Понимание основ маркетинга и PR
- Умение работать в режиме многозадачности
- Креативность и внимательность к деталям
Совет: обращайте внимание на уровень знаний контент-менеджера о вашей сфере деятельности. Грамотное использование специальной терминологии и знание специфики целевой аудитории в конкретной области необходимы.
Координатор спикеров / гостей
Зона ответственности: организация взаимодействия со спикерами, артистами и VIP-гостями.
Ключевые навыки и soft-skills:
Совет: ищите специалиста, который получает удовольствие от общения с людьми.
Ключевые навыки и soft-skills:
- Умение вести переговоры и решать конфликты
- Человекоориентированность: внимание к потребностям, ценностям и эмоциям людей.
- Грамотная устная и письменная речь
- Умение находить подход к людям
Совет: ищите специалиста, который получает удовольствие от общения с людьми.
Координатор команды
Зона ответственности: организация работы внутренней команды и волонтеров. Поддержание мотивации и командного духа.
Ключевые навыки и soft-skills:
Совет: выбирайте человека с опытом управления командами в стрессовых условиях. Важно, чтобы он умел быстро принимать решения и поддерживать позитивную атмосферу.
Ключевые навыки и soft-skills:
- Лидерские качества и умение вдохновлять
- Навыки тайм-менеджмента и планирования
- Эмпатия и умение разрешать конфликты
Совет: выбирайте человека с опытом управления командами в стрессовых условиях. Важно, чтобы он умел быстро принимать решения и поддерживать позитивную атмосферу.
Другие специалисты
Логист, операционный менеджер — специалисты, чьи функции часто могут быть распределены между менеджером проекта, продюсером, технической командой и координаторами.
Практически перед мероприятием, за 1–2 месяца, присоединяется персонал для координации гостей и работы непосредственно на площадке.
Координатор по работе с гостями
Зона ответственности: организация регистрации гостей, управление рассадкой. Решение любых вопросов, связанных с комфортом гостей.
Совет: выбирая кандидата, обращайте внимание на его стрессоустойчивость, эмпатию и уровень грамотности и вежливости речи.
Совет: выбирая кандидата, обращайте внимание на его стрессоустойчивость, эмпатию и уровень грамотности и вежливости речи.
Хостес и хелперы
Зона ответственности: помощь гостям на площадке. Знакомство гостей с программой мероприятия, зонами и возможностями на ивенте.
Совет: не откладывайте набор команды хелперов на последний момент. Важно не только подобрать подходящих людей, но и успеть дать им знания о мероприятии и научить действовать в случае форс-мажоров.
Совет: не откладывайте набор команды хелперов на последний момент. Важно не только подобрать подходящих людей, но и успеть дать им знания о мероприятии и научить действовать в случае форс-мажоров.
Другие специалисты
Служба безопасности, клининг, фотографы — важно не забыть, что обеспечение инфраструктуры и порядка на мероприятии прямо влияет на впечатления гостей.
Совет: выбирайте проверенные службы с хорошими отзывами от известных вам организаторов ивентов. В пиковые сезоны для мероприятий договаривайтесь с обслуживающим персоналом заранее, чтобы забронировать подходящие вам даты.
Совет: выбирайте проверенные службы с хорошими отзывами от известных вам организаторов ивентов. В пиковые сезоны для мероприятий договаривайтесь с обслуживающим персоналом заранее, чтобы забронировать подходящие вам даты.
Формирование эффективной команды — залог успешного проведения мероприятия. Четкое распределение ролей, своевременное привлечение специалистов и постоянная коммуникация внутри команды помогут достичь поставленных целей.
Наш гайд поможет собрать эффективную команду на любое офлайн мероприятие. А если вы планируете гибридный формат, команда mashroom готова предложить профессиональные решения и обеспечить качественный видеопродакшн любой сложности и трансляцию, независимо от масштаба события.
Напишите нам, чтобы узнать больше о возможностях работы с mashroom.
Наш гайд поможет собрать эффективную команду на любое офлайн мероприятие. А если вы планируете гибридный формат, команда mashroom готова предложить профессиональные решения и обеспечить качественный видеопродакшн любой сложности и трансляцию, независимо от масштаба события.
Напишите нам, чтобы узнать больше о возможностях работы с mashroom.
Оставьте контакты
Оставьте свои данные
Отправить емэйл
Мне только спросить
Приехать в гости
Москва, улица Шухова, 14 БЦ “Шухова 14”