Подготовка к онлайн-мероприятию: с чего начать
Наталия Сидякина

Ведущий продюсер команды Mashroom Наталия Сидякина поделилась правилами подготовки к онлайн-трансляции мероприятия, рассказала какие нюансы стоит учесть и как выбрать добросовестного подрядчика.
Чтобы понять как снимать, надо понимать что будем снимать.
Чтобы начать подготовку к онлайн-трансляции, нужно определить тип мероприятия. Съемка делового события с дискуссиями и докладчиками и съемка мероприятия развлекательного характера будут сильно отличаться.
Что важно выяснить на первом этапе подготовки?
СЦЕНАРИЙ
  • Что именно будет происходить в кадре и в какой последовательности.
  • Какое планируется максимальное количество человек в кадре — от этого будет зависеть количество камер.
  • Сколько будет точек съемки: действие проходит в одном зале или нескольких, или же это будет один большой зал, но с несколькими локациями и зонами активности.
  • Все спикеры будут присутствовать на площадке лично или кто-то подключится удаленно. Возможно, организаторы планируют подключение удаленных участников, например, чтобы задать вопросы ведущим.
  • Какая будет продолжительность мероприятия.

Что еще необходимо учесть?

УРОВЕНЬ МЕРОПРИЯТИЯ
  • Будут ли первые лица государства или компании.
  • Предполагаются ли иностранные спикеры или зрители: могут понадобиться дополнительные звуковые дорожки и синхронный перевод.
ФОРМАТ
Еще один момент, который имеет большое значение — будет ли мероприятие только в формате онлайн-трансляции или это будет гибридное мероприятие.
Онлайн-трансляция дает возможность зрителю посмотреть мероприятие и пообщаться с другими участниками в чате. А гибридный формат подразумевает включение онлайн аудитории в ход самого мероприятия: участие в опросах и голосованиях, викторинах и других интерактивах, а также возможность задавать спикерам вопросы.
ПОДГОТОВКА СМЕТЫ
Все перечисленные факторы напрямую влияют на формирование сметы, от них зависит и количество необходимого оборудования, и число задействованных сотрудников и многое другое.
Также статус мероприятия имеет большое значение. Чем выше уровень организации, тем больше времени требуется на подготовку. На такие мероприятия закладывается определенный резерв по оборудованию — если какая-то техника выходит из строя, она должна быть оперативно заменена на запасную.
Следует заранее подумать и о перерывах. Если предполагается непрерывная съемка в течение многих часов, нужно предусмотреть дополнительный персонал, который поможет обеспечить сменяемость людей на площадке.
ЛОКАЦИЯ
Есть свои подводные камни и при выборе локации для мероприятия. Советуем обязательно выезжать на предварительный осмотр нового места, чтобы избежать неприятных сюрпризов.

Обратите внимание на такие моменты, как:

  • Доступность заезда транспорта для разгрузки и загрузки оборудования.
  • Источники электропитания.
  • Обязательно должен быть проводной интернет, который обеспечит непрерывный сигнал. Если мероприятие проводится в офисе компании, лучше выделить отдельный канал для трансляции.
  • Место под аппаратную: либо отдельное помещение, примыкающее к залу съемки, либо зона в конце зала.
  • Грузовой лифт или широкая лестница, чтобы поднять технику на нужный этаж.
ИНТЕРЬЕР
Каким бы стильным и необычным ни был интерьер выбранного помещения, он может скрывать много факторов, отрицательно влияющих на качество съемки.

Среди них можно выделить:

  • Большое количество естественного света: такой свет дает жесткие тени, неровности, и самое главное, он постоянно меняется.
  • Высота потолков: если потолок очень низкий, он занимает много места в кадре при общем плане, а также затрудняет установку оборудования.
  • Если в помещение дорогой пол, то под него нужен технический настил, который при этом будет прилично выглядеть в кадре.
  • Геометрия помещения тоже вносит свои коррективы: если в зале есть колонны, загораживающие обзор, то может понадобиться большее количество камер или, например, дублирующие мониторы для зрителей.
ПОДРЯДЧИК
Иногда приходится искать исполнителей на просторах интернета, в таком случае бывает трудно определить их компетенции и соответствие вашим ожиданиям.

Какие красные флаги существуют, чтобы понять, что это точно не ваш подрядчик:

  • Он не задает уточняющих вопросов.
  • Не предлагает дополнительных решений задач.
  • Стоимость услуг слишком низкая — в таком случае стоит попросить показать примеры работ.
  • Не предупреждает о возможных рисках при выборе решения.
  • Слишком маленькое количество персонала: экономия в данном случае может сильно повлиять на качество.
  • Либо наоборот, количество персонала неоправданно большое.
КОМАНДА
В зависимости от масштаба мероприятия съемочная группа может состоять как из двух-трех человек, так и из большой команды людей. Не всегда понятно за какие процессы отвечает тот или иной специалист и насколько оправдано его участие в организации съемок. Давайте разберемся в некоторых позициях, которые могут вызывать вопросы.

Режиссер-постановщик съемки:
  • Продумывает как будет сниматься мероприятие: выбирает планы, точки съемки, количество камер и т.д.

Оператор-постановщик:
  • Делает все, чтобы выбранные режиссером-постановщиком планы выглядели идеально, настраивает освещение вместе с художником по свету.

Продюсер
  • Это человек, который ведет проект от начала и до конца, именно он общается с заказчиком и является связующим звеном между ним и съемочной группой.

Администратор
  • Отвечает за решение административных моментов на больших мероприятиях, чтобы ключевым сотрудникам съемочной группы не приходилось на них отвлекаться.

Хелпер
  • Помогает членам команды, например, заносить оборудование или мотать провода.
Воспользуйтесь этими подсказками, чтобы лучше подготовиться к мероприятию и избежать неприятных неожиданностей. Полное видеоинтервью с Наталией можно посмотреть ниже, во вкладке «Расписание» вы найдете полезные материалы для скачивания.