Офлайн-регистрация: гайд для организаторов
Кто хотя бы раз проводил офлайн-мероприятия, делятся на тех, кто считает процесс регистрации участников парой пустяков, и тех, кто уверен, что дьявол кроется в деталях. Правы все. В регистрации на офлайн-мероприятие нет ничего сложного, если учесть ключевые моменты.
Среди ключевых преимуществ офлайн-регистрации с mashroom:
мы регистрируем участника и делаем наклейки с его данными в одной системе.
Это позволяет избежать путаницы с использованием разных систем и подгрузкой списков, иначе — много ручной работы и трата времени.

Об общей подготовке мероприятия мы уже рассказывали в чек-листе организатора мероприятия. А сейчас собрали для вас полный гайд, на что обратить внимание, чтобы регистрация участников не превратилась в ад.

Информация для организаторов ивентов

Сценарии и скрипты

Внешние сотрудники: волонтеры и подрядчики

Регистрация: от входа на площадку до получения бейджа

Бейджи

Раздаточные материалы

Рассылка

Информация для организаторов ивентов

Важно: пишите простым языком о полезном и важном.
название и описание мероприятия;
распространенные вопросы и ответы на них (F.A.Q.) по категориям:
навигация: залы, зона отдыха, прессволл, туалеты;
возможности: гардероб, еда, отдых;
программа: где посмотреть, время начала и окончания, изменения.
общение: чат мероприятия, вопросы спикерам, нетворкинг, помощь организаторов.
Подготовьте чек-лист о мероприятии и отдайте ее команде, волонтерам и подрядчикам.

Что там должно быть:

Сценарии и скрипты

Важно: описывайте решения пошагово, четко и доступно.
Пропишите сложные сценарии и скрипты поведения, назначьте ответственных. Это поможет команде и волонтерам быстро и предсказуемо реагировать в моменте.

Сценарии, требующие особого внимания:


  • Регистрировался, но не может подтвердить. Предложите поискать письмо с билетом на почте по теме письма или по отправителю. Уточните, регистрировался участник сам или его оформляла компания, коллеги, друзья. Ищите в базе участников по этим данным.

  • «Я по спискам», «я со спикером». Поставьте за стойку регистрации ответственного за «внеплановых» гостей. Заранее подготовьте в удобной форме списки всех гостей с доступом без регистрации: партнеров, представителей СМИ, друзей спикеров.

  • VIP-гости, спикеры, представители СМИ. Для них стоит сделать отдельную регистрацию и назначить ответственных.

  • Конфликтные ситуации. Назначьте стрессоустойчивых людей ответственными за разрешение напряженных ситуаций. Дайте их контакты команде, волонтерам и подрядчикам. Подготовьте фразы, которые могут использовать волонтеры или подрядчики до прихода антикризисного сотрудника.

Внешние сотрудники: волонтеры и подрядчики

Важно: помогите внештатным коллегам не растеряться и быть максимально полезными.
  • Ключевая информация о мероприятии. Предоставьте ее заранее и проконтролируйте знакомство с ней;

  • Внешний вид. Если мерч или форма не планируются, проговорите требования к внешнему виду и стилю одежды;

  • Куратор от команды. Вместе с внешними сотрудниками обязательно должен быть ответственный из команды. Тогда вы будете уверены, что tone-of-voice соблюден и информация не искажена;

  • Контакты ответственных по зонам. Соберите их в один документ и предоставьте внештатным коллегам.

Регистрация: от входа на площадку до получения бейджа

Важно: упростите путь до стойки регистрации.
  • в рассылке перед мероприятием и в социальных сетях опишите путь до стойки и время ее работы;

  • на площадке используйте навигацию от входа до стойки;

  • на ключевых точках площадки расставьте людей, встречающих и направляющих гостей.

Позаботьтесь об удобстве процесса регистрации как для участников, так и для команды.
Организация удобной стойки команды:
розетки в достаточном количестве;
быстрый и стабильный интернет;
важная информация перед глазами:
бумага, ручки у каждого из команды под рукой;
раздаточные материалы в быстром доступе, но скрыта от гостей;
готовые бейджи или принтеры и расходники для печати бейджей удобно расположены.
контакты ответственных;
информация о VIP-ах: имя, фамилия, фото, роль на мероприятии (гость, спикер, партнер), данные координаторов VIP-ов на площадке;
Организация стойки со стороны гостей:
вывеска или указатель привлекают внимание и видны издалека;
есть свободное пространство, а направление движения потока людей организовано от входа через стойку к основной площадке;
нет лишнего визуального шума, технические детали скрыты за стойкой;
оформление соответствует тематике мероприятия и выдержано в фирменном стиле организатора;
организовано зонирование с отдельными потоками для участников и для других гостей (спикеров, СМИ, партнеров);
на видном месте расположен QR-код, ведущий на на онлайн-платформу мероприятия или форму регистрации, если ваше мероприятие предусматривает возможность регистрации новых гостей.

Лайфхак от mashroom. Как рассчитать необходимое количество человек за стойкой.
В пиковое время — первые полчаса с открытия регистрации — за стойкой должно быть 4 человека на каждые 300 участников и дополнительно менеджеры для СМИ, спикеров, партнеров. Дальше достаточно 1-2 человек для общения с участниками и 1 человека для других гостей.

Бейджи

Важно: найдите баланс между имиджем и пользой.
Хороший бейдж — это:

  • Качество. Плотный картон, хорошая ламинация, читабельные шрифты.

  • Функциональность. Разные цвета для разных типов участников упрощают как выдачу бейджей при регистрации, так и их проверку на площадке.

  • Информативность. Бейдж — это не только «проходка», но и визитка участника. Запланируйте на бейдже место для информации об участнике.

Технические детали:

  • Решайте, заказать бейдж на каждого участника заранее или печатать на месте наклейки на каждого участника. mashroom предоставляет услуги изготовления бейджей как до мероприятия, так и печати наклеек с персональной информацией на месте проведения. Достаточно заранее обозначить, бейджи для каких типов участников будут нужны, и предоставить их макеты. Типы бейджей и наименования участников в базе для проверки должны будут полностью совпадать.

  • Проверяйте размеры бейджа в ТЗ на изготовление.

  • Планируйте за стойкой достаточно места для готовых бейджей и лент или принтеров для печати и расходников. Все это должно быть скрыто от глаз участников, но оставаться в свободном доступе для команды.
Лайфхак от mashroom. Как выбрать ленты для бейджей.
Материал ленты может быть любым. Обращайте внимание на способ нанесения рисунка. Шелкография подходит для нанесения 1-2-цветного логотипа и стоит дешевле. Сублимация — для многоцветной печати, но стоит дороже.

Раздаточные материалы

Важно: раздаточные материалы должны быть полезны участникам.
  • Количество рассчитывайте с небольшим запасом. Всегда кто-то из спикеров захочет взять что-то для друга. Да и волонтеры будут рады получить интересную раздатку;

  • Подумайте, точно ли это будет полезно вашим гостям. Бесполезные флаеры и дешевые ручки быстро уйдут в мусор, но обязательно оставят неприятное впечатление;

  • Запланируйте удобное расположение раздатки за стойкой регистрации. Нагромождение коробок не выглядит имиджево даже с самой лучшей раздаткой;

  • Часть раздатки разместите на пути от стойки регистрации к залам. Распечатанную программу, флаеры, промо-стикеры и другую полиграфию участники возьмут сами, если захотят.

Рассылка

Важно: используйте рассылку как инструмент для организации регистрации
  • Продублируйте письмо с утра в день мероприятия. Так вы напомните участникам о времени начала и упростите поиск письма с билетом у стойки регистрации;

  • Добавьте в письмо с билетом мини-гайд по регистрации для участников. Расскажите, как найти стойку регистрации и время ее работы. Напомните о необходимости подготовить письмо с билетом заранее;

  • На двухдневном мероприятии сделайте промежуточную рассылку в конце первого дня. Соберите в нее краткий пересказ прошедшего дня и подчеркните важные события следующего дня.

Следуйте нашему гайду при планировании офлайн-регистрации, и вы убедитесь, как это может быть комфортно для всех. Если у вас останутся вопросы, команда mashroom всегда с удовольствием делится наработанным опытом и практическими знаниями.

Павел Воронцов CEO event-агентства Private Case, рассказывает об ошибках новичков и подсказывает, как оптимизировать процесс регистрации на любом мероприятии.

Павел Воронцов
CEO event-агентства Private Case
“
«Новичка легко определить по неорганизованности в зоне регистрации. Путаница в списках, с раздаточным материалом, организацией входа гостей и их последующим сопровождением.

1. Браслеты и бейджи могут как помочь в регистрации, так и создать хаос. Ключевое здесь — уровень подготовки ответственных за регистрацию и распределение посетителей.

2. Найдите свой оптимальный способ обработки участников. И совершенствуйте его от мероприятия к мероприятию. Хороший вариант — мобильное приложение для мероприятий.

Лайфхак #1 — логичную и удобную форму регистрации оценят не только участники, но и часть команды, которая будет регистрировать гостей и впоследствии обрабатывать данные о посетителях.

3. Продуманное расположение зоны регистрации в пространстве помогает избежать столпотворения. А функциональная и удобная стойка решает проблему хаотичного движения людей и ускоряет процесс регистрации.

4. Для небольших мероприятий важна камерность. В идеале регистратор должен знать всех гостей в лицо.

Лайфхак #2 — уделите особое внимание подготовке администраторов и менеджеров по работе с посетителями на площадке (Usher, хостес, координаторы). В хаосе мероприятия их профессионализм поможет избежать множества проблем.»
Оставьте контакты
Оставьте свои данные
Отправить емэйл
sale@mashroom.live
Мне только спросить
+7 (495) 291-23-88
Приехать в гости
Москва, улица Шухова, 14 БЦ “Шухова 14”