Как сократить бюджет с помощью партнеров мероприятия
Партнерство на мероприятии может помочь существенно сэкономить средства, а также создать полезные связи на будущее. Оно может быть чисто информационным, когда организатор и компания-партнер обеспечивают обоюдную информационную поддержку: рассказывают друг о друге в своих соцсетях и других каналах, устанавливают баннеры и т.д. А может быть спонсорским — когда компания спонсирует мероприятие для повышения узнаваемости своего бренда и других PR-целей. И бывает бартерное сотрудничество, в рамках которого одна сторона предоставляет свои услуги или товары в обмен на услуги или товары другой стороны. Все эти форматы партнерства могут комбинироваться между собой.
В этой статье мы рассмотрим последний вариант сотрудничества — по бартеру. Это способ сократить затраты и наладить связи с компаниями, работающими с той же целевой аудиторией.
В этой статье мы рассмотрим последний вариант сотрудничества — по бартеру. Это способ сократить затраты и наладить связи с компаниями, работающими с той же целевой аудиторией.
Как найти партнера для мероприятия
Первое, что мы делаем, чтобы начать поиск партнеров, это смотрим на бюджет мероприятия и на статьи расходов, которые в нем есть. Для удобства бюджет можно разбить на категории:
Первое, что мы делаем, чтобы начать поиск партнеров, это смотрим на бюджет мероприятия и на статьи расходов, которые в нем есть. Для удобства бюджет можно разбить на категории:
- Площадка
- Техническое обеспечение
- Питание
- Логистика
- Подарки для участников
- Волонтеры/сотрудники на площадке
- Реклама
- Полиграфия
Площадка
Это довольно большая статья бюджета. Сюда входит аренда помещения или площадки.
Чтобы сэкономить на аренде, нужно найти партнера, который предоставит вам площадку в обмен на информационную поддержку или бесплатное участие в мероприятии.
Например, некоторые крупные компании, такие как Mail.ru или РБК владеют собственными площадками, с ними можно попробовать заключить партнерство.
Или это может быть гостиница, которая предоставит вам конференц-зал в обмен на рекламу на сайте мероприятия и в ваших соцсетях.
Это довольно большая статья бюджета. Сюда входит аренда помещения или площадки.
Чтобы сэкономить на аренде, нужно найти партнера, который предоставит вам площадку в обмен на информационную поддержку или бесплатное участие в мероприятии.
Например, некоторые крупные компании, такие как Mail.ru или РБК владеют собственными площадками, с ними можно попробовать заключить партнерство.
Или это может быть гостиница, которая предоставит вам конференц-зал в обмен на рекламу на сайте мероприятия и в ваших соцсетях.
Техническое обеспечение
Еще одна немаленькая статья расходов, которая включает в себя оснащение площадки как мебелью — стульями, столами, стойкой для регистрации, так и техникой для съемки, звука, проведения трансляции и пр.
Здесь можно найти партнера:
Еще одна немаленькая статья расходов, которая включает в себя оснащение площадки как мебелью — стульями, столами, стойкой для регистрации, так и техникой для съемки, звука, проведения трансляции и пр.
Здесь можно найти партнера:
- по трансляции
- по видеосъемке: для трансляции, для просмотра в записи, для отчетных роликов
- по регистрации участников: сбор данных участников, печать бейджей, раздача печатной продукции
- по комплектации мебели
- по звуку: микрофоны, мониторы и пр.
- по застройке сцены: стенды, декорации и пр.
Например, сейчас мы готовимся к онлайн-конференции от MarHR и выступаем на ней в качестве технического партнера. Так как в нашу целевую аудиторию входят HR-специалисты крупных компаний, мы договорились о взаимной информационной поддержке и взяли на себя полное техническое обеспечение онлайн-трансляции конференции.
Питание
Это услуги кейтеринга, если вы планируете угощать гостей мероприятия, и питание для сотрудников или волонтеров, работающих на площадке.
Например, на одном из фестивалей организаторы предложили компании-производителю куриной продукции выступить партнером в проведении конкурса на поедание куриных крылышек и предоставить бесплатное питание для волонтеров. Взамен партнер получил информационную поддержку и возможность установить бесплатно свой стенд на мероприятии.
Это услуги кейтеринга, если вы планируете угощать гостей мероприятия, и питание для сотрудников или волонтеров, работающих на площадке.
Например, на одном из фестивалей организаторы предложили компании-производителю куриной продукции выступить партнером в проведении конкурса на поедание куриных крылышек и предоставить бесплатное питание для волонтеров. Взамен партнер получил информационную поддержку и возможность установить бесплатно свой стенд на мероприятии.
Логистика
Важный пункт сметы и тоже зачастую дорогостоящий. Для организации мероприятия всегда нужно будет что-то доставить, собрать, затем разобрать и увезти обратно: стенды, мебель, оборудование. Может понадобиться транспорт для сотрудников или даже для участников мероприятия.
Важный пункт сметы и тоже зачастую дорогостоящий. Для организации мероприятия всегда нужно будет что-то доставить, собрать, затем разобрать и увезти обратно: стенды, мебель, оборудование. Может понадобиться транспорт для сотрудников или даже для участников мероприятия.
Росконгресс на ПМЭФ привлекает парнеров из автобрендов люкс сегмента для трансфера спикеров и участников от гостиницы до площадки форума. По сути эти люди и есть целевая аудитория люксовых автобрендов, таким образом они и едут на форум и получают тест-драйв авто, знакомятся с брендом.
Подарки
Часто для того, чтобы привлечь больше участников на мероприятие, организаторы устраивают розыгрыши среди участников или дарят подарки всем присутствующим.
Партнер может предоставить свою продукцию в качестве подарков, проведя таким образом свою рекламную кампанию на мероприятии.
Часто для того, чтобы привлечь больше участников на мероприятие, организаторы устраивают розыгрыши среди участников или дарят подарки всем присутствующим.
Партнер может предоставить свою продукцию в качестве подарков, проведя таким образом свою рекламную кампанию на мероприятии.
Волонтеры
На масштабных мероприятиях без волонтеров не обойтись. Они встречают гостей на входе, регистрируют их и помогают сориентироваться на месте, а еще решают возникшие у гостей трудности.
Волонтеров может предоставить университет или другое учебное заведение, а также различные молодежные организации и движения. Для этого нужно найти такую организацию и договориться с ними о сотрудничестве.
Студенты на больших форумах могут закрывать себе практику, а ВУЗ таким образом реализует свое обязательство организовать студентам эту производственную практику, либо получает деньги или какие-то товары через спонсорство.
На масштабных мероприятиях без волонтеров не обойтись. Они встречают гостей на входе, регистрируют их и помогают сориентироваться на месте, а еще решают возникшие у гостей трудности.
Волонтеров может предоставить университет или другое учебное заведение, а также различные молодежные организации и движения. Для этого нужно найти такую организацию и договориться с ними о сотрудничестве.
Студенты на больших форумах могут закрывать себе практику, а ВУЗ таким образом реализует свое обязательство организовать студентам эту производственную практику, либо получает деньги или какие-то товары через спонсорство.
Реклама
Договориться о рекламе можно с любой компанией со смежной целевой аудиторией. Они проанонсируют ваше мероприятия в своих каналах, а вы сделаете для них рекламу на своих площадках.
Договориться о рекламе можно с любой компанией со смежной целевой аудиторией. Они проанонсируют ваше мероприятия в своих каналах, а вы сделаете для них рекламу на своих площадках.
Полиграфия
Ни одно мероприятие не обходится без баннеров, плакатов, различных листовок и брошюр, как рекламных, так и информационных. Чтобы снизить расходы на полиграфию, можно найти компанию, которая этим занимается и предложить им партнерство взамен на участие в мероприятии, продвижение и т.д.
Многие компании до сих пор используют печатную рекламную продукцию, продвижение их услуг будет актуально почти на любом мероприятии.
Ни одно мероприятие не обходится без баннеров, плакатов, различных листовок и брошюр, как рекламных, так и информационных. Чтобы снизить расходы на полиграфию, можно найти компанию, которая этим занимается и предложить им партнерство взамен на участие в мероприятии, продвижение и т.д.
Многие компании до сих пор используют печатную рекламную продукцию, продвижение их услуг будет актуально почти на любом мероприятии.
Как искать партнера
Для того, чтобы найти потенциального партнера для вашего мероприятия, нужно посмотреть на описание вашей целевой аудитории и определить каким компаниям она может быть интересна. Если мероприятие проходит офлайн, то ищите среди компаний, находящихся в вашем регионе.
Например, вы проводите офлайн-конференцию по HR в Москве и хотите организовать для посетителей бесплатный кофе. Вы можете привлечь компанию BUDNI кофе, которая делает линейку кофе в дизайне, ориентированном на представителей различных профессий: «BUDNI айтишника», «BUDNI дизайнера», «BUDNI маркетолога» и т.д. Для партнера это повышение узнаваемости бренда и расширение своей аудитории, а для организатора — возможность порадовать гостей бесплатным угощением и оставить о мероприятии приятное впечатление.
Для того, чтобы найти потенциального партнера для вашего мероприятия, нужно посмотреть на описание вашей целевой аудитории и определить каким компаниям она может быть интересна. Если мероприятие проходит офлайн, то ищите среди компаний, находящихся в вашем регионе.
Например, вы проводите офлайн-конференцию по HR в Москве и хотите организовать для посетителей бесплатный кофе. Вы можете привлечь компанию BUDNI кофе, которая делает линейку кофе в дизайне, ориентированном на представителей различных профессий: «BUDNI айтишника», «BUDNI дизайнера», «BUDNI маркетолога» и т.д. Для партнера это повышение узнаваемости бренда и расширение своей аудитории, а для организатора — возможность порадовать гостей бесплатным угощением и оставить о мероприятии приятное впечатление.
Где искать партнера
Подходящие компании можно искать по названиям услуг в справочниках, таких как СБИС и Руспрофайл.
В гугле тоже можно проводить поиск по названию услуг. Нужные компании можно найти также в картах, таких как 2ГИС или «Яндекс Карты» или списках-рейтингах местных компаний в интернете.
Можно искать компании и на таких сайтах-агрегаторах:
Подходящие компании можно искать по названиям услуг в справочниках, таких как СБИС и Руспрофайл.
В гугле тоже можно проводить поиск по названию услуг. Нужные компании можно найти также в картах, таких как 2ГИС или «Яндекс Карты» или списках-рейтингах местных компаний в интернете.
Можно искать компании и на таких сайтах-агрегаторах:
- iDOivent - перейти на сайт
- EventHeads.ru - перейти на сайт
Как привлечь
Потенциальному партнеру необходимо отправить презентацию с информацией о мероприятии.
Пример такой презентации можно подсмотреть у MarHR, она доступна для скачивания на сайте их конференции в разделе «Возможности для партнерства».
Потенциальному партнеру необходимо отправить презентацию с информацией о мероприятии.
Пример такой презентации можно подсмотреть у MarHR, она доступна для скачивания на сайте их конференции в разделе «Возможности для партнерства».
Самый эффективный канал для общения с партнерами — это мессенджеры, но можно пробовать и через email. Не стоит отправлять одно письмо или сообщение, лучше запланировать цепочку из 3-4 сообщений. Статистика показывает, что цепочки писем работают лучше.
Пример цепочки писем по HR-мероприятию для поиска партнера трансляции
В первом письме мы кратко описываем суть обращения, прикрепляем презентацию с предложением и спрашиваем с кем можно связаться и поговорить подробнее.
Пример цепочки писем по HR-мероприятию для поиска партнера трансляции
В первом письме мы кратко описываем суть обращения, прикрепляем презентацию с предложением и спрашиваем с кем можно связаться и поговорить подробнее.
ПЕРВОЕ ПИСЬМО
“
Добрый день, {имя}!
Подскажите, кто в вашей компании отвечает за участие в сторонних мероприятиях? Мы проводим конференцию для HR-специалистов и хотели бы обменяться с вами аудиторией.
В приложении прикрепляю презентацию партнерского предложения.
Подскажите, кто в вашей компании отвечает за участие в сторонних мероприятиях? Мы проводим конференцию для HR-специалистов и хотели бы обменяться с вами аудиторией.
В приложении прикрепляю презентацию партнерского предложения.
Во втором письме мы немного раскрываем подробности о себе и о мероприятии, чтобы дать понимание читающему, если он еще не видел презентацию. Можно еще раз обозначить в письме, что это именно предложения работы по бартеру.
ВТОРОЕ ПИСЬМО
“
{имя}, приветствую!
Отправляла Вам ранее письмо, к сожалению, не получила ответ. Возможно, письмо затерялось в общем потоке сообщений.
Напомню, что в прошлом письме я рассказывала о мероприятии для HR-специалистов, которое проводит наша компания. Немного информации о нашей компании и о планируемом мероприятии:
Наше HR-агенство — это коммьюнити более 5000 человек.
Мы существуем с 2020 года, поддерживаем и развиваем друг друга!
Подскажите с кем лучше обсудить вопрос бартера в рамках нашей конференции?
Отправляла Вам ранее письмо, к сожалению, не получила ответ. Возможно, письмо затерялось в общем потоке сообщений.
Напомню, что в прошлом письме я рассказывала о мероприятии для HR-специалистов, которое проводит наша компания. Немного информации о нашей компании и о планируемом мероприятии:
Наше HR-агенство — это коммьюнити более 5000 человек.
Мы существуем с 2020 года, поддерживаем и развиваем друг друга!
- НR-специалисты
- Кадровые агентства
- Руководители компаний
- Руководители НR
- 5 докладов от ведущих специалистов отрасли
- около 1000 участников — представителей среднего и крупного бизнеса
Подскажите с кем лучше обсудить вопрос бартера в рамках нашей конференции?
В третьем письме даем Social Proof или социальные доказательства — укажите с какими компаниями вы уже сотрудничаете или сотрудничали раньше.
И пробуем назначить короткую встречу для обсуждения.
И пробуем назначить короткую встречу для обсуждения.
ТРЕТЬЕ ПИСЬМО
“
Добрый день, {имя}!
Сейчас обсуждаем с потенциальными партнерами методы интеграции. Уже работаем на мероприятии с такими брендами как Я.Еда, Грузовичкофф и mashroom.
Мы бы хотели сократить свои расходы по направлению {пример направления из бюджета}. Ваша команда, на мой взгляд, в этом большие эксперты. Уверена, что взамен сможем решить ваши задачи по маркетингу и расширению клиентской базы.
Подскажите, можем назначить короткий звонок на котором я расскажу чуть подробнее как можем нативно обменяться клиентской базой?
Сейчас обсуждаем с потенциальными партнерами методы интеграции. Уже работаем на мероприятии с такими брендами как Я.Еда, Грузовичкофф и mashroom.
Мы бы хотели сократить свои расходы по направлению {пример направления из бюджета}. Ваша команда, на мой взгляд, в этом большие эксперты. Уверена, что взамен сможем решить ваши задачи по маркетингу и расширению клиентской базы.
Подскажите, можем назначить короткий звонок на котором я расскажу чуть подробнее как можем нативно обменяться клиентской базой?
Соблюдайте несколько простых правил при составлении и отправке писем:
К процессу привлечения партнеров мероприятия следует относиться также как и к процессу продажи:
- В конце каждого письма должен быть призыв к действию.
- Если вы отправляете email, то обязательно пишите в одной ветке, чтобы читающий мог сразу посмотреть все ранее полученные сообщения.
- Если вы пишете в соцсетях и на первое сообщение не получили ответа, то второе сообщение лучше отправить когда пользователь будет в сети. В Телеграме, например, есть такая функция отложенной отправки сообщения «Когда будет в сети».
К процессу привлечения партнеров мероприятия следует относиться также как и к процессу продажи:
- Завести базу в crm-системе или таблице.
- Создать воронку.
Когда начинать искать
Для крупного мероприятия лучше начинать искать партнера минимум за 4 месяца, а если вы планируете работать с большими корпорациями, то и за год до начала мероприятия. Если мероприятие поменьше, например, на 100-200 человек, то за пару месяцев до его начала.
Если вы ищете партнера для продвижения, то отталкивайтесь от дат публикаций, примерно за пару месяцев.
Партнерские пакеты
Некоторые компании размещают условия по сотрудничеству и медиакиты на своих сайтах. Там можно посмотреть какие форматы партнерства возможны, какие условия и какие есть предложения.
Для крупного мероприятия лучше начинать искать партнера минимум за 4 месяца, а если вы планируете работать с большими корпорациями, то и за год до начала мероприятия. Если мероприятие поменьше, например, на 100-200 человек, то за пару месяцев до его начала.
Если вы ищете партнера для продвижения, то отталкивайтесь от дат публикаций, примерно за пару месяцев.
Партнерские пакеты
Некоторые компании размещают условия по сотрудничеству и медиакиты на своих сайтах. Там можно посмотреть какие форматы партнерства возможны, какие условия и какие есть предложения.
Можно посмотреть как это представлено на сайте конференции MarHR в разделе для партнеров мероприятия.
А для более эффективного общения с потенциальными партерами можно использовать такой инструмент как Loom, о нем мы рассказывали в статье «Эффективная коммуникация без встреч и созвонов».
Оставьте контакты
Оставьте свои данные
Отправить емэйл
Мне только спросить
Приехать в гости
Москва, улица Шухова, 14 БЦ “Шухова 14”