Кейс конференции «ArchDays 2024»
В ноябре этого года копилка наших проектов пополнилась масштабным гибридным мероприятием ArchDays 2024.
Формат: гибридная (онлайн и офлайн) профессиональная конференция
Место проведения: Radisson Collection Hotel
Дата проведения: 1 ноября 2024
Организатор: ScrumTrek
Место проведения: Radisson Collection Hotel
Дата проведения: 1 ноября 2024
Организатор: ScrumTrek
~900 участников, ~450 участников онлайн, 26 докладов, 2 воркшопа
Какие зоны обеспечивал mashroom
За пять лет существования конференция ArchDays 2024 стала знаковой в IT-среде. В этом году мы должны были удержать планку и обеспечить комфортное участие с учетом большого количества гостей в онлайне и офлайне.
В этом проекте мы отвечали за:
Офлайн-регистрацию
Онлайн-трансляцию на платформе и запись видео
Продакшн
Геймификацию
В этом проекте мы отвечали за:
Офлайн-регистрацию
Онлайн-трансляцию на платформе и запись видео
Продакшн
Геймификацию
Регистрация на площадке
На конференцию организаторы продавали билеты самостоятельно.
В зависимости от запроса организатора, mashroom может взять на себя разные этапы регистрации: от продажи билетов (подробнее о виджете) до аккредитации на площадке.
Здесь наша команда занималась аккредитацией гостей офлайн. Организатор отдал подробные списки участников и спикеров, и по ним наши контролеры отмечали приходящих участников и выдавали бейджи.
В зависимости от запроса организатора, mashroom может взять на себя разные этапы регистрации: от продажи билетов (подробнее о виджете) до аккредитации на площадке.
Здесь наша команда занималась аккредитацией гостей офлайн. Организатор отдал подробные списки участников и спикеров, и по ним наши контролеры отмечали приходящих участников и выдавали бейджи.
Еще одна задача благополучно разрешилась благодаря нашей подготовке. Стойку для спикеров организаторы вынесли в сторону от основной регистрации и подготовили для них наклейки на бейджи заранее. Но мы увидели, что спикеры не замечают отдельную стойку. Контролеры mashroom были готовы к такому сценарию — бейджи спикеров стали печатать и выдавать параллельно с основной регистрацией.
В итоге регистрация прошла гладко и комфортно для всех участников.
В итоге регистрация прошла гладко и комфортно для всех участников.
Несмотря на то, что офлайн-мероприятие посетили около 900 гостей, даже в самый пиковый момент у стойки регистрации не собиралось больше 10-15 человек.
Онлайн-трансляция: 4 зала и много-много активностей
Что мы сделали:
Онлайн-регистрация проходила через нас. Организаторы подготовили отдельные письма для офлайн- и онлайн-участников, чтобы не возникло путаницы. А мы добавили в письма онлайн-участников уникальные ссылки для доступа и разослали все письма через нашу платформу.
Оформление плеера мы кастомизировали в цветах фирменного стиля конференции.
Много внимания уделили организации активностей. И сделали это не зря, потому что увидели, как глубоко вовлечены участники ивента.
Гостям был доступен общий чат, а также новинка — отдельные тет-а-тет чаты для личного общения.
Организаторы активно использовали функционал сбора вопросов для спикеров и проведение опросов, что также работало на рост вовлеченности.
Была геймификация — в каждом зале проводились различные активности с призами победителям.
- встроенный на сайте ArchDays 2024 плеер
- 4 параллельные трансляции из залов
- закрытый доступ по уникальным ссылкам
- кастомное брендирование плеера
- разнообразные активности
Онлайн-регистрация проходила через нас. Организаторы подготовили отдельные письма для офлайн- и онлайн-участников, чтобы не возникло путаницы. А мы добавили в письма онлайн-участников уникальные ссылки для доступа и разослали все письма через нашу платформу.
Оформление плеера мы кастомизировали в цветах фирменного стиля конференции.
Много внимания уделили организации активностей. И сделали это не зря, потому что увидели, как глубоко вовлечены участники ивента.
Гостям был доступен общий чат, а также новинка — отдельные тет-а-тет чаты для личного общения.
Организаторы активно использовали функционал сбора вопросов для спикеров и проведение опросов, что также работало на рост вовлеченности.
Была геймификация — в каждом зале проводились различные активности с призами победителям.
Продакшн: как мы транслировали из зала в зал
Где проходила съемка:
4 зала.
Команда в каждом зале:
2 оператора, 2 инженера, 1 режиссер.
Оборудование в каждом зале:
3 камеры Canon C300, 1 ПТС (передвижная телевизионная станция), коммутация.
Спикеры:
3 ведущих воркшопов, 25 офлайн-спикеров, 1 онлайн-спикер.
4 зала.
Команда в каждом зале:
2 оператора, 2 инженера, 1 режиссер.
Оборудование в каждом зале:
3 камеры Canon C300, 1 ПТС (передвижная телевизионная станция), коммутация.
Спикеры:
3 ведущих воркшопов, 25 офлайн-спикеров, 1 онлайн-спикер.
Мы отвечали за съемку, прием контента, его трансляцию и запись.
Монтаж оборудования начали за день до мероприятия. Инженеры mashroom за 3 часа на площадке выставили все оборудование в залах. Дальше режиссер с операторами выставлял камеры, корректировал свет с художником по свету.
На церемонии закрытия случился форс-мажор с интернетом, но на записи это не отразилось, потому что мы использовали один из двух резервных потоков, рассчитанных как раз на такие случаи. Важно уточнить, что речь идет о записи, которая остается в плеере трансляции. Сама запись мероприятия пишется параллельно на площадке на физические носители, поэтому отсутствие интернета ей не помешает.
Монтаж оборудования начали за день до мероприятия. Инженеры mashroom за 3 часа на площадке выставили все оборудование в залах. Дальше режиссер с операторами выставлял камеры, корректировал свет с художником по свету.
На церемонии закрытия случился форс-мажор с интернетом, но на записи это не отразилось, потому что мы использовали один из двух резервных потоков, рассчитанных как раз на такие случаи. Важно уточнить, что речь идет о записи, которая остается в плеере трансляции. Сама запись мероприятия пишется параллельно на площадке на физические носители, поэтому отсутствие интернета ей не помешает.
Что мы запомнили из конференции ArchDays 2024
Это было масштабное насыщенное функционалом и активностями технически непростое мероприятие. Все как мы любим.
Самое ценное для нашей команды — это видеть результат работы в людях. Высокий уровень вовлеченности участников, довольные гости офлайн и онлайн, и качественная онлайн-трансляция.
С опытной командой не стоит бояться технически и организационно сложных проектов. Доказательство этому — конференция ArchDays 2024 и другие наши кейсы.
Посмотреть другие кейсы нашей команды, вышедшие в блоге: кейс «MarHR конфа'24», кейс Siberian Power Show, кейс epic b2b conference.
Самое ценное для нашей команды — это видеть результат работы в людях. Высокий уровень вовлеченности участников, довольные гости офлайн и онлайн, и качественная онлайн-трансляция.
С опытной командой не стоит бояться технически и организационно сложных проектов. Доказательство этому — конференция ArchDays 2024 и другие наши кейсы.
Посмотреть другие кейсы нашей команды, вышедшие в блоге: кейс «MarHR конфа'24», кейс Siberian Power Show, кейс epic b2b conference.
Оставьте контакты
Оставьте свои данные
Отправить емэйл
Мне только спросить
Приехать в гости
Москва, улица Шухова, 14 БЦ “Шухова 14”