Как организовать офлайн-регистрацию без очередей
Одно из наших направлений работы — офлайн-регистрация участников. И для этой задачи у нас есть схема работы, отлаженная на множестве мероприятий. Но сегодня расскажем, как все может пойти не так даже при тщательной подготовке и что важно сделать, чтобы быстро все исправить.
В октябре 2024 года мы работали с организаторами бизнес-мероприятия Epic Growth Conference. Наша команда отвечала за две зоны: онлайн-трансляцию и офлайн-регистрацию.
В октябре 2024 года мы работали с организаторами бизнес-мероприятия Epic Growth Conference. Наша команда отвечала за две зоны: онлайн-трансляцию и офлайн-регистрацию.
Онлайн-трансляция
Конференцию онлайн смотрели как отдельные участники, так и сотрудники одного большого корпоративного клиента. Нам нужно было разделить эти две группы, обеспечив им доступ к видео на разных ресурсах.
Для корпоративного клиента мы предоставили платформу mashroom. Там, в закрытом для посторонних пространстве, сотрудники компании могли смотреть трансляцию.
Местом сбора внешних онлайн-участников стало другое приложение и платформа. Мы обеспечили рестрим основного видеопотока на нее. В этом случае использовали не просто код для встраивания на сайт, а особый метод передачи потока по короткой ссылке. И здесь все прошло по стандартному сценарию.
Для корпоративного клиента мы предоставили платформу mashroom. Там, в закрытом для посторонних пространстве, сотрудники компании могли смотреть трансляцию.
Местом сбора внешних онлайн-участников стало другое приложение и платформа. Мы обеспечили рестрим основного видеопотока на нее. В этом случае использовали не просто код для встраивания на сайт, а особый метод передачи потока по короткой ссылке. И здесь все прошло по стандартному сценарию.
Офлайн-регистрация
В зону нашей ответственности входил стандартный список задач:
Чтобы в день мероприятия не было суеты, заранее соединили бейджи с лентами для гостей, распечатали именные бейджи для организаторов и спикеров, подготовили удобно разложенную раздатку.
- печать бейджей и лент;
- регистрация участников и спикеров на площадке;
- выдача раздаточных материалов.
Чтобы в день мероприятия не было суеты, заранее соединили бейджи с лентами для гостей, распечатали именные бейджи для организаторов и спикеров, подготовили удобно разложенную раздатку.
➤
Опыт подсказывал, что на любом мероприятии будут участники, прошедшие регистрацию не так, как все, или вовсе ее не прошедшие.
Это могут быть гости от спикеров или представители партнеров организатора. Плюс заказчик нас предупредил, что дополнительно будет довольно много людей от корпоративных клиентов, которые не проходили регистрацию в mashroom. Обычно для решения подобных вопросов достаточно проинструктировать контролеров, работающих с общим потоком. Но в этот раз все пошло не так.
В день мероприятия на площадке было 4 стойки контролеров: три для обычных гостей и одна для VIP-зрителей и спикеров. Сначала все шло по плану: гости, зарегистрировавшиеся через нашу платформу, быстро получали свои бейджи, показав QR-код, полученный при покупке билета. А тех, кто приходил без QR-кода, мы успешно оформляли, работая в паре с представителем заказчика. Но с увеличением потока стало понятно, что регистрация участников, зарегистрированных не через mashroom, замедляет выдачу бейджей другим гостям.
В день мероприятия на площадке было 4 стойки контролеров: три для обычных гостей и одна для VIP-зрителей и спикеров. Сначала все шло по плану: гости, зарегистрировавшиеся через нашу платформу, быстро получали свои бейджи, показав QR-код, полученный при покупке билета. А тех, кто приходил без QR-кода, мы успешно оформляли, работая в паре с представителем заказчика. Но с увеличением потока стало понятно, что регистрация участников, зарегистрированных не через mashroom, замедляет выдачу бейджей другим гостям.
Появилась проблема: необходимость постоянно переключаться между оформлением по QR-коду и оформлением по спискам организатора замедляло работу контролеров и грозило появлением очередей.
Если человека нет в нашей базе, мы не можем не только быстро подтвердить его участие, но и распечатать наклейку на бейдж.
Каждый такой участник замедлял процесс работы контролеров, начинала появляться очередь. Понимая, что ситуация рискует стать критической, мы включили антикризисный менеджмент:
Каждый такой участник замедлял процесс работы контролеров, начинала появляться очередь. Понимая, что ситуация рискует стать критической, мы включили антикризисный менеджмент:
1
Открыли сначала одну, затем и вторую дополнительные стойки. Туда перенаправлялись все гости с нестандартной регистрацией. Так разделив потоки, мы исключили для контролеров необходимость переключаться между разными процессами, что ускорило их общую работу.
2
На стойках наш инженер работал в паре с представителем заказчика. Коллега от Epic Growth проверял наличие регистрации по своим спискам. А наш инженер вручную регистрировал приходящих в системе mashroom. Там же печатались и выдавались бейджи.
В результате этих решений удалось оперативно устранить очередь, и все попали на мероприятие в хорошем настроении. Отсутствие затруднений с основным потоком гостей позволило относительно спокойно перераспределить ресурсы команды на решение кризисной ситуации.
Чтобы не испортить общее впечатление от хорошо организованного события ожиданием на регистрации, уделяйте особое внимание этому процессу. Или доверьте эту задачу нам.
На что обращать внимание и чем мы всегда руководствуемся, рассказывали в нашем блоге в гайде по офлайн-регистрации.
Чтобы не испортить общее впечатление от хорошо организованного события ожиданием на регистрации, уделяйте особое внимание этому процессу. Или доверьте эту задачу нам.
На что обращать внимание и чем мы всегда руководствуемся, рассказывали в нашем блоге в гайде по офлайн-регистрации.
Оставьте контакты
Оставьте свои данные
Отправить емэйл
Мне только спросить
Приехать в гости
Москва, улица Шухова, 14 БЦ “Шухова 14”